個人情報保護方針
【 個人情報保護に関する基本理念 】
株式会社アイサイト(以下、「弊社」と言う。)は、定款に定めた情報の電子データ作成業務等において官公庁をはじめ多くのお客様より業務機会をいただきますが、事業の推進においては「コンプライアンス経営」を基本とし、また個人情報保護法施行以降、社会またお客様等から強く求められている個人情報保護を全ての業務従事者に徹底する為、弊社が制定の「個人情報保護マネジメントシステム規格」を徹底し、個人情報取扱い事故を防止するとともに、社会的責務を自覚し磐石な情報管理体制を確立し、個人情報保護を実践推進いたします。
- 個人情報の取得と利用及び提供
弊社は、情報の電子化等の業務において取扱う個人情報、また社員等の個人情報の取得、利用及び提供、保管等の取扱いを行う場合は、JISQ15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」に準拠した基本規定ほか内部規定を策定し、社内で取組む全ての事業局面において個人情報保護に関する取扱い規準を運用実践するとともに、個人情報の取扱いは、利用目的を明確にした上で、その目的の達成に必要な範囲内で個人情報を取扱い、目的外利用を行わないために、適切な措置を講じます。 - 個人情報の適正管理と保護
弊社は、個人情報の取扱い及び保管管理等に対して、不正アクセス防止、個人情報の漏えい、紛失、滅失又はき損の防止ならびに是正等に関して、実行可能な最大限の安全管理措置を推進し適正に管理し取扱います。 - 準拠法等
弊社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を順守いたします。 - 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
弊社は、お預かりした個人情報を適切に取扱うために、「個人情報保護マネジメントシステム- 要求事項」(JIS Q15001:2017版)に準拠した内部規定等を策定し、従業者に教育周知するとともに、システムの運用定着を推進し、内部監査実施等を通じて、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。 - 苦情及び相談への対応
弊社は、保有する個人情報の取扱いに関して、ご本人様からの苦情及び相談等に対しては迅速かつ適切に取組むため、社内に｢個人情報相談窓口｣を開設し対応します。制定日 ： 2007年12月 1日
最新改定日： 2020年 7月1日株式会社アイサイト
代表取締役 仙波 克彦
■ 個人情報保護方針並びに苦情相談等取扱いに関するお問合せ窓口
- 株式会社アイサイト 管理本部 089 – 970 – 3838
- 受付時間 09:00 ～ 17:00 ( 月曜日～金曜日)
- Email : privacy@i-site.co.jp
弊社の個人情報取扱いについて
最新改定日 2023年3月2日
■ 基本姿勢
弊社は、お客様からご提供、また取得させていただきました個人情報及び社員等の個人情報の取扱いにつきましては、関係法令及びその他の規範、経済産業省等の通達、ガイドライン等を順守し、実行可能な安全管理措置を実践し厳重かつ適正に取扱い管理を行い、個人情報の取扱い保護を徹底してまいります。
■ 弊社内での個人情報の利用目的
弊社内で保有管理し取扱う個人情報は、以下公表いたします「利用目的」で取扱います。
- お客様への販売製品サポート等に関するご案内や確認、また営業行為の連絡で利用します。
- 弊社若しくは販社が開催する展示会やセミナー等に関するご案内で利用します。
- お客様とのご契約により個人情報の取扱を受託した場合は、データ入力、プリントサービス等の情報処理サービスを業として行うために、受託契約した業務遂行の範囲内で個人情報の取扱いを行ないます。
- お客様から個人情報を提供いただく際に、弊社より明示した利用目的の範囲を超えて利用する必要が発生した場合は、事前に、変化が発生した取扱い目的の内容をご案内し、お客様の同意をいただき利用します。
- 会社への問い合わせでご提供いただいた個人情報の取扱いについては、お問い合わせ事項に対する回答として利用します。
- 求職応募者の個人情報は、選考に関する連絡、内定後の連絡、郵便物発送に利用します。
- 来訪者よりいただいた個人情報については、来訪者確認と入退室管理で利用します。
- 社員等業務従事者の個人情報は、法令に基づく業務遂行のほか人事労務管理等で利用します。
- 退職者の個人情報については、退職後の事務処理、また退職者からの問合わせ等で利用します。
■ 弊社のホームページサイトでの個人情報の取得
『お問合わせ』ページでは、弊社事業等へのさまざまなご質問やご意見、また、問合せ事項への報告返信等のために、お客様の「所属」「お名前」「ご連絡先」「メールアドレス」等の情報(これらの情報を「個人情報」と呼びます。)をご提供いただきます。
弊社は、インターネットホームページの「お問合せ」サイトで個人情報を取得させていただきます場合は、お客様の意思による個人情報のご提供を原則としております。
弊社への個人情報ご提供を希望されない場合は、お客様自身のご判断で提供を拒否することが出来ます。 その際は、弊社からの連絡、またWebサイト等のサービスがご利用出来ない場合もございます。
■ 個人情報の利用管理
弊社にご提供いただきました個人情報につきましては、ご案内やご連絡のためにのみ利用させていただきます。
お寄せいただいた個人情報の取扱いは善良な管理者のもと、不正アクセス、個人情報漏洩、個人情報改竄等のリスクに対し万全な保護に努めてまいります。
■ 個人情報の取り扱いのお約束
- 弊社は、個人情報の取得時は個人情報の利用目的を明らかにし、お客様の同意された利用範囲での取扱いを原則とし、利用範囲を逸脱した取扱いを行いません。
- 弊社は、定款に定めた事業である情報の電子化作成業務、情報処理サービス業務、データ管理サービス業務等において、個人情報、または個人情報が含まれたデータを取扱うことが発生しますが、その際は、関係法令、関係省庁からの指針、通達等を順守する他、弊社の個人情報保護方針、また個人情報保護マネジメントシステムとして制定の各種規準を順守し個人情報を取扱います。
- ご契約取引先等からの業務委託により直接、また間接的に受領した個人情報については、ご契約した利用目的の範囲を逸脱した利用取扱いは行いません。
■ 個人情報の第三者への提供等取扱い
お客様よりご提供いただきました個人情報の取扱いにつきましては、弊社内の業務担当部署内での個人情報の利用に留め、お客様のご了承無しには第三者に提供することはございません。
やむを得ない業務の都合により、ご提供をいただいた個人情報を第三者に預託等を実施する場合は、必ず事前にご説明し、ご承認手続きを取らせていただきます。
■ ご本人様にアクセスする場合の取扱い
ご本人様にアクセス（ご連絡）する場合は、「弊社での個人情報の利用目的」で記載公表した内容のご案内、また報告等に限りご連絡させていただきます。
■ 個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等の管理
弊社に、ご提供いただきましたお客様の個人情報の開示、利用目的の通知、また、誤り等があった場合の個人情報の内容訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等につきましては、弊社内に設置の『個人情報苦情相談窓口』までご請求下さい。
なお、お客様の個人情報が第三者に漏洩することを防止するため、ご請求がお客様本人であることが確認出来た場合に限り、合理的な期間内にお客様の個人情報の開示・訂正・削除等を取扱わさせていただきます。
■ 満１６歳未満のお客様に関する個人情報ご提供のお願い
満１６歳未満のお客様個人情報ご提供につきましては、必ず保護者の方の同意によりご提供下さいますようお願い申し上げます。
■ 個人情報をご提供いただくに当たっての任意性について（ご案内）
弊社ホームページの「お問合せ」サイトにより個人情報をご提供いただく場合は、ご本人様のご意思による個人情報のご提供を原則とします。
弊社への個人情報提供を希望されない場合は、ご本人様の判断で提供を拒否することができます。
その際は、ご本人様へ弊社からの連絡、またご案内が出来なくなります。
■ 本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得に関するご案内
弊社のウェブサイトでは、クッキーやウェブビーコン等を利用し、本人が容易に認識できない方法により個人情報を取得することは行っておりません。
前項までの個人情報取扱いに関するご案内に同意いただける場合は、ご本人様より個人情報をいただくこととします。
■個人情報取扱いと安全管理措置に関するご案内
基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について基本方針を策定しています。
個人データの取扱いに係る規程の整備
個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取得方法を整備しています。
組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を選任するとともに、個人データを取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人データを明確化し、法や取扱規程に違反している等が見受けられる場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する教育・研修計画を策定し、定期的に従業者に対し教育・研修を実施しています。
規程又は手続等に違背した場合の懲戒処分を定めた就業規則等を定め、従業者と個人データの秘密保持契約を締結しています。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる従業員及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施しています。
個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄として、容易に復元できない手段によるデータ削除、個人データが記載された書類等又は記録された機器等の物理的な破壊等を行っています。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
外的環境の把握
委託先における個人データの安全管理に係る基本方針・取扱規程や実施体制の整備状況、経営の健全性等、委託先選定の基準を定め、委託先を選定しています。
定期的に委託先における委託契約上の安全管理措置等の遵守状況を確認するとともに、契約内容が遵守されていない場合には、委託先が当該契約内容を遵守するよう監督しています。
■ 個人情報に関する「個人情報苦情相談窓口」開設について
お客様よりご提供いただきました個人情報取扱いに関するご意見・ご要望等がありましたら、下記の「苦情相談窓口」にて承ります。
【苦情相談窓口】
株式会社アイサイト内「苦情相談窓口」
電話 089 – 970 – 3838 ( 受付時間「月曜～金曜日」 09:00 ～ 17:00 )
FAX 089 – 970 – 3839
■ 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
名称 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話 03-5860-7565 フリーダイアル 0120-700-779
【注記】（株）アイサイトの事業、またサービスに関しての問合せ、苦情は、上記に記載掲示の弊社「苦情相談窓口」の連絡電話番号にご連絡下さい。
保有個人データの取扱い
株式会社アイサイト（以下「当社」と言う。）が保有する保有個人データについては、ご本人様またはご本人様から指名された代理人様等から、①.開示のご請求、②利用目的通知のご請求、③訂正のご請求、④追加または削除(消去)のご請求、⑤利用停止のご請求、⑥第三者提供の停止のご請求、⑦第三者提供の記録の開示(以下①から⑦までのご請求を総称して「開示等のご請求」と言う。)を、当社にお求めになる場合の手続きについて下記の通り取扱うことをご案内します。
-
- 会社名
株式会社アイサイト - 管理責任者
個人情報保護管理者 近藤 将人 連絡先 089-970-3838 - 保有個人データの利用目的
弊社が、継続して保有管理する保有個人データは、以下の利用目的で取扱います。
1)ユーザー担当者等の登録情報
・ご連絡のため
・弊社サービスのご案内、またお客様の継続的なサポートのため
・イベント等のご案内のため
・当社のホームページ「問合せサイト」にいただいたご本人様への問合せ事項への回答で利用のため
・当社への来訪者からいただいた個人情報については、来訪者確認と入退室管理のため
2)当社の従業員情報
・雇用契約管理のため
・従業員の人事労務管理のため
・社会保険等各種法令に基づく事務手続きの管理情報また基礎情報として確認するため
3)弊社に入社等を希望された求職者の個人情報
・採用等の選考及び選考結果のご案内、内定後から出社までの事務連絡等のため
4)当社退職者の個人情報
・社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため
・退職者との連絡、また諸手続きのため - 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
個人情報の取扱い等に関するお問い合わせ、また不明な点がございましたら、下記の窓口までお申出下さい。
1）苦情相談窓口責任者 管理部 近藤 将人
2）担当窓口 苦情相談窓口 管理部
3）連絡先 089-970-3838 、Fax 089-970-3839
4）住所 〒790-0915 愛媛県松山市松末1丁目7-44-111
5）受付時間 月曜日～金曜日 09:00～17:00 (祝日、年末年始休暇中を除く) - 保有個人データの開示等のご請求に関するご案内
当社が保有管理する「保有個人データ」に対する開示等のご請求については、ご本人様からの申出であることを確認出来た場合は、速やかにご請求事項に対応させていただきます。
その際のご請求に関する申請等の手続きを、以下の通りご案内します。
なお、『開示のご請求』、および『利用目的通知のご請求』の手続きについては、有料とさせていただきます。5-1.保有個人データの開示等の取扱いに関するお申出先
社外のお客様また個人様からの開示等に関するお申出の受付は、４項にてご案内の窓口で対応させていただきます。
※従業員からの開示等に関する請求受付は、当社総務部にて対応します5-2.保有個人データの開示等のご請求手続きに関するご案内
①保有個人データの開示または利用目的の通知をご請求される場合
②保有個人データの訂正、追加、削除(消去)、利用停止または第三者提供の停止をご請求される場合
上記①項、または②項をご請求される場合の申請書は、添付の「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」(以下「指定申請書」と言う。)を記載の上、４項でご案内の当社受付窓口に提出下さい。
※①項のご請求に対しては、事務手数料をいただきます。②項のご請求は事務手数料は不要です。
※指定申請書により開示等のご請求を当社に郵送いただく場合は、配達記録郵便または簡易書留郵便等、配達記録を追跡出来る方法によりご請求下さい。5-3.保有個人データの開示等のご請求に伴う本人様の確認方法についてのご案内
開示等をお求めになる場合は、前項5-2項でご案内の指定申請書のほか、ご本人様であることを確認させていただくため、以下にご案内のいずれかの証明書類のコピーの提出、又は原本を当社受付窓口にご提示いただき、ご本人様であることが確認出来た場合に限り、ご請求事項に対応させていただきます。
①運転免許証
②パスポート
③健康保険被保険者証
④写真付住民基本台帳カード5-4.代理人様による開示等のご請求に伴う確認方法についてのご案内
5-4-1.法定代理人様(親権者・未成年後見人・成年後見人)によりご請求時のご案内
ご本人様に代わり開示等のご請求を法定代理人様に委任いただく場合は、指定申請書のほか、ご本人様の本人確認が出来る5-3項でご案内した①から④のいずれかの本人確認証明書(コピー可)を提出いただくとともに、請求権を委任される法定代理人様と委任者様(ご本人)との関係が確認出来る、『戸籍謄本』または『戸籍抄本』、『成年後見登記事項証明書』のいずれかの証明書類の提出をお願いします。5-4-2.任意代理人様(指名代理人)によりご請求時のご案内
本人様に代わり開示等のご請求を任意代理人様(指名代理人)に委任される場合は、ご本人様(委任者)と代理人様、それぞれの本人確認が必要のため、5-3項でご案内のご本人様確認証明書(コピー可)を提出いただくとともに、ご本人様から代理人様に委任される事項を記載いただいた『委任状』と、ご本人様の『印鑑証明書』一通(３か月以内に交付を受けられた原本)を、指定申請書に添付されご請求下さい。
※なお、ご本人様が、委任状に押印いただく印鑑は、印鑑証明書の実印を押印下さい。5-5.個人情報の開示、利用目的の通知のご請求に関する事務手数料の取扱い
当社が保有管理する保有個人データについて、開示のご請求、または利用目的の通知に関するご請求をいただく場合は、１件(１回)のご請求に対して、１，０００円を事務等の手数料として徴収させていただきます。
※配達記録郵便または簡易書留郵便に、郵便定額小為替を購入下さり、指定申請書「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」及び、ご本人様等の本人確認証明書類を合わせて当社にご郵送、または直接ご持参下さい。
※ご請求事項を確認させていただいた後は、遅滞なく事務手続きを進めさせていただきます。5-6.保有個人データの開示等のご請求に対する非開示取扱いに関するご案内
以下にご案内する該当事項がある場合は、ご本人様からの請求であっても非開示とさせていただきます。
なお、非開示とさせていただく場合は、速やかにご本人様にその旨をご通知します。
① 開示等のご請求に関する手続き書類に不備がある場合で、ご案内した是正に応じていただけない場合。
② 指定申請書等に記載された住所が、当社で登録している住所等と一致せず、本人確認が出来ない場合。5-7.開示等のご請求に伴い当社が取得させていただいた「個人情報の利用目的」のご案内
ご本人様等から開示等のご請求において、当社が取得した個人情報につきましては、ご請求事項への対応にのみ利用させていただきます。
ご提出いただいた個人情報等の重要書類は事務手続きが終了した後、一年間保存し、以降破棄いたします。
- 会社名
- 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
当社は、「個人情報保護に関する法律」第３７条、第１項に基づき認定個人情報保護団体に加入登録しております。
◎加盟団体名称： 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
◎住所 ： 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
◎電話番号 ： 03-5860-7565 フリーダイアル 0120-700-779
【注記】弊社の事業、サービスに関する苦情は、直接４項記載の連絡先にお願いいたします。
以上、弊社の保有個人データの取扱いに関するご案内とさせていただきます。
最新改定日 2024年4月1日
株式会社 アイサイト
個人情報保護管理者 近藤 将人